Kamis, 15 November 2012

Pengembangan Sistem Penjualan pada suatu Distro secara Online


 IDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan observasi yang dilakukan di suatu Distro terhadap sistem informasi penjualan barang,  hal-hal yang menjadi permasalahan antara lain :
a. Masih ditemukannya kelemahan dalam penyampaian informasi barang yang terdapat di distro tersebut.
b. Transaksi penjualan barang masih bersifat manual, dalam artian harus datang ketempat tersebut untuk membeli sesuatu.
c. Mengikuti sistem informasi global sehingga bukan hanya untuk sarana transaksi tetapi lebih ditekankan pada sarana promosi yang dirasakan masih kurang bagus.

RUANG LINGKUP

Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah :
1. Metode Penelitian, yaitu :
a. Observasi
Yaitu merupakan sutau teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari sistem, dengan cara mengamati langsung objek penelitian yaitu di suatu distro di kota bandung.
b. Wawancara
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung mengenai data yang diperlukan dari masalah yang akan diangkat.
c. Studi Literatur
Yaitu teknik pengumpulan data dengan membaca buku-buku pustaka yang merupakan penunjang dalam memperoleh data untuk melengkapi dalam penyusunan laporan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle), untuk lebih jelasnya tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah :
a. System Engineering (Rekayasa Sistem), merupakan kegiatan untuk menentukan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem atau menentukan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.
b. Analisys System (Analisis Sistem), dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem, menganalisis data – data yang ada dalam sistem yang berhubungan dengan kegiatan pencurian kendaraan bermotor. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem.
c. Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya dengan cara merancang perangkat lunak diantaranya Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Data Dictionary (Kamus Data), Struktur File, Struktur Menu, Merancang input dan rancangan Output.
d. Coding (Pengkodean), yaitu suatu kegiatan untuk membuat program atau mengimplementasikan hasil rancangan program aplikasi yang didalamnya memuat pengkonversian data kedalam sistem yang baru dan pengkonversian sistem secara berkala termasuk dalam hal pemeliharaan sistem itu sendiri.
e. Testing (Pengujian), yaitu kegiatan untuk melakukan pengetasan program yang sudah dibuat, apakah sudah benar atau belum, sudah sesuai atau belum diuji dengan cara manual jika testing sudah benar maka program boleh digunakan.
f. Maintenance (Perawatan), yaitu merupakan suatu kegiatan untuk memelihara program aplikasi yang telah dibuat, agar keutuhan program dapat terjaga seperti validasi data, updating data, dan menjaga program dari serangan virus, orang yang tidak berhak yang dapat merusak program.

RUMUSAN MASALAH

Masalah yang ada dalam sistem informasi penjualan barang suatu distro ini dibatasi pada ruang lingkup seperti :
a. Data yang diolah hanya data barang dan data Pengguna Sistem Informasi (Pengguna transaksi secara online)
b. Sistem hanya memberikan informasi barang yang tersedia dan proses pembelian barang tersebut .
c. Sistem Informasi yang dibangun tidak menggunakan Topologi jaringan.
d. Sistem ini tidak membahas mengenai masalah persediaan barang.
e. Pembayaran transaksi dilakukan secara offline, dimana pembeli melakukan transfer uang secara manual pada rekening yang ditetapkan.

 KEUNTUNGAN SYSTEM

a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang yang akan di beli kepada kasir.
b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum membeli barang yang diinginkan.
c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen sanga jarang terjadi.


 RENCANA KERJA
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan sistem ini, maka disusun langkah-langkah yaitu :
Adapun tugas atau wewenang dari masing – masing bagian dari struktur organisasi diatas sebagai berikut :
1. Manajer
a. Mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan dan mengawasi secara tidak langsung pelaksanaan kegiatan perusahaan apakah sesuai dengan apa yang ditetapkan.
b. Memberikan pembinaan serta pengarahan kepada para bawahannya dalam pelaksanaan ketentuan pokok perusahaan serta berusaha menjaga terciptanya hubungan kerja yang harmonis diantara sesama karyawan.
c. Manajer merupakan seseorang pembuat kebijaksanaan (polici maker) dan pengambil keputusan (deciosen maker) secara cepat dan tepat dalam mengendalikan perusahaan.

2. Bagian Persediaan Barang (Gudang)
a. Mengadakan Pemeriksaan dan melakukan pengawasan terhadap gudang-gudang, diantaranya :
a) Stock T - Shirt
b) Stock Cd music
c) Stock Jacket (Sweater)
d) Stock Poster
e) Stock Topi
b. Melakukan pengawasan terhadap barang yang masuk dan barang yang keluar dari gudang, sehingga stock barang dapat diketahui dengan jelas.

3. Bagian Penjualan
a. Melakukan transaksi penjualan terhadap konsumen secara langsung.
b. Menerima pemesanan barang yang dilakukan oleh konsumen.
c. Bertanggung jawab terhadap keluarnya barang hasil penjualan yang telah dilakukan.
d. Membuat faktur pembelian dari konsumen untuk diberikan kepada bagian administrasi sebagai acuan pembuatan laporan penjualan.

4. Bagian Administrasi
a. Menyelenggarakan aktifitas administrasii keuangan secara tertib dan dapat dipertanggung jawabkan, memberikan pembinaan dan pengarahan kepada bawahannya mengenai pelaksanaan tehnik dalam bidang administrasi dan keuangan.
b. Membantu manajer dalam mengawasi pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan serta membuat laporan atas penyimpangan-penyimpanag.
c. Secara periodik membuat laporan biaya-biaya yang didukung oleh bukti yang sah tentang posisi keuangan, menyelenggarakan pengarsipan dokumen-dokumen pembukuan dengan tertib dan teratur, mengatur pembagian tugas para bawahan, mengkoordinir, serta mengawasi pelaksanaannya.

5. Bagian Produksi
a. Melakukan pengawasan terhadap produksi barang yang dilakukan secara teratur dan tertib.
b. Melaksanakan kegiatan produksi yang telah ditentukan oleh manajer.
c. Bertanggung jawab terhadap barang yang diproduksi sepenuhnya apbila terdapat kesalahan – kesalahan produksi.
d. Melakukan pencatatan terhadap barang – barang yang diproduksi setiap bulannya untuk diberikan kepada manajer sebagai acuan pengambilan keputusan.

Prosedur system penjualan berjalan tersebut, dapat dijelaskan melalui alur kerja berdasarkan entitas yang terdapat pada prosedur di atas sebagai berikut :
 Konsumen
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Memberikan data pemesanan barang yang diinginkan secara langsung ke bagian penjualan
b. Jika barang yang di pesan tersedia maka pelanggan langsung membayar barang tersebut dan akan mendapatkan barang pesanannya beserta bukti pembelian
c. Apabila barang yang dipesan tidak tersedia maka konsumen akan mendapat komfirmasi atau pemberitahuan bahwa barang yang dipesan tidak tersedia di took tersebut.

. KESIMPULAN

Setelah melakukan analisis terhadap system yang sedang berjalan tersebut, ditemukan beberapa kelebihan dan kekurangan yang akan dijadikan sebagai bahan evaluasi sistem didalam perancangan sistem tersebut, yaitu :
1. Kelebihan :
a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang yang akan di beli kepada kasir.
b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum membeli barang yang diinginkan.
c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen sanga jarang terjadi.

2. Kekurangan :
a. Belum tersedianya suatu pelayanan kepada pelanggan yang memberikan kemudahan untuk mengetahui produk – produk terbaru yang dikeluarkan.
b. Belum tersedianya pemesanan barang secara online melalui internet, sehingga memudahkan konsumen dalam melakukan transaksi pembelian.
c. Sarana promosi barang masih dilakukan melalui media tulis seperti brosur dan iklan mini pada koran.
d. Pemesanan produk yang dilayani hanya pada jam kantor saja.

Dari permasalahan tersebut maka harus dibuat suatu sistem yang dapat memberikan layanan transaksi secara nyaman bagi konsumen, dalam memberikan informasi tentang harga maupun produk terbaru yang tersedia lebih cepat dan mudah untuk didapat. Sistem tersebut pun harus memberikan kemudahan kepada konsumen untuk melakukan transaksi pembelian dimana saja dan kapan saja secara online, sehingga diharapkan dapat meningkatkan penjualan dengan efisiensi dan cakupan pasar yang lebih luas.